Wie man Workflow-Prozessmapping durchführt
Wie man Workflow-Prozessmapping durchführt
Ein Unternehmen mit perfekt optimierten Geschäftsprozessen ist so selten wie ein Hennezahn. Es gibt immer Ineffizienzen. Immer. Die Evaluierung dieser Prozesse ist entscheidend, wenn Sie eine leistungsstarke Organisation wünschen. Aber wie findet man die Engpässe? Workflow-Prozessabbildung…
Eine Prozesskarte hilft Ihnen, Ihren gesamten End-to-End-Workflow zu optimieren. Ob Start-up oder etabliertes Unternehmen, die Prozessabbildung verbessert Ihre Organisation. Sei es zur Schulung neuer Mitarbeiter, zur Bestätigung der Einhaltung von Vorschriften oder um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden – Automatisierung zum Beispiel – die Abbildung Ihrer Workflows erhöht die Effizienz und reduziert das Risiko.
Was ist Workflow-Prozessabbildung?
Hatten Sie schon einmal eine geniale Idee, aber keinen blassen Schimmer, wie Sie den Ball ins Rollen bringen?
Sie benötigen einen Plan. Die Prozessabbildung hilft Ihnen, den Plan zu organisieren. Eine visuelle Darstellung des Workflows hebt Schmerzpunkte und Bereiche hervor, die verbessert werden müssen.
Die Prozessabbildung hilft auch bei Team-Brainstormings, Entscheidungen, Projektplanung und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Der gesamte Prozess wird in einer Karte, einem Flussdiagramm, einem Workflow-Diagramm usw. dargestellt…
Wofür wird Workflow-Prozessabbildung verwendet?
Bilden Sie Ihre Workflows ab, und Ihr Team hat das Gesamtbild aller Aktivitäten Ihres Unternehmens. Ihr Verständnis potenzieller Workflow-Blockaden hilft ihnen, ihre Ziele effizienter zu erreichen.
Was ist Six Sigma?
Die Six Sigma-Methodik ist ein statistisches Maß, das zeigt, wie weit ein Prozess von der Perfektion entfernt ist. In den 80er Jahren von Motorola entwickelt, ist es eine Methodik, die von vielen Branchen weltweit verwendet wird, um Prozesse durch Reduzierung von Fehlern und Erhöhung der Effizienz zu verbessern.
Arten von Workflow-Prozesskarten
Es gibt mehrere verschiedene Workflow-Karten, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens…
SIPOC-Diagramm
Ein SIPOC-Diagramm identifiziert die wichtigsten Akteure und Elemente in einem Prozess.
High-Level-Übersicht
Eine Übersicht auf hohem Niveau eines Prozesses, der in wenigen Schritten dargestellt wird. Diese Art von Prozess- oder Workflow-Karte ist ideal, wenn Sie dem Chef präsentieren.
Beziehungsdiagramm
Ähnlich wie eine High-Level-Karte identifiziert das Beziehungsdiagramm die Prozessbeteiligten.
Detaillierte Karte
Diese Karte enthält alle Details aller Schritte, einschließlich Unterprozesse. Sie zeigt Entscheidungspunkte und Eingaben/Ausgaben jedes Schrittes.
Swimlane-Diagramm
Die Swimlane-Karte befasst sich mit den Menschen und ihren Rollen in einem Prozess. Ein Swimlane-Diagramm unterteilt einen Prozess in Bahnen für jede Verantwortung.
Wertstromkarte
Eine Wertstromkarte wird im Lean-Management eingesetzt, um den Fortschritt eines Prozesses zu zeigen.
Bilden Sie Ihre Workflows ab – Best Practices
Planung der Workflow-Karte
- Legen Sie den Anfang und das Ende des Prozesses fest
- Bestimmen Sie die Ziele des Prozesses.
Erstellung Ihrer Workflow-Karte
- Beginnen Sie am Ende und enden Sie am Anfang.
- Fügen Sie Details zu jedem Schritt hinzu.
- Verwenden Sie Symbole zur Prozessabbildung für universelles Verständnis.
Überprüfung Ihrer Workflow-Karte
- Sammeln Sie Feedback von allen Beteiligten im Prozess.
Tipps zur Workflow-Prozessabbildung
Identifizieren Sie ein Problem oder einen Prozess, den Sie abbilden möchten
Lassen Sie sich nicht davon überwältigen, jeden einzelnen Prozess in Ihrem Unternehmen abzubilden. Konzentrieren Sie sich auf Bereiche Ihres Unternehmens, die unterdurchschnittlich abschneiden.
Visualisieren, aber einfach halten
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie zu Beginn eine Wand voller Post-it-Notizen haben.
Verwenden Sie Swimlanes, um Rollen darzustellen
Ein Swimlane-Diagramm hilft Ihnen, einen komplexen Prozess und den Arbeitsablauf zu verstehen.
Feedback sammeln
Sie können nicht alleine eine genaue Prozesskarte erstellen. Sie müssen alle Beteiligten einbeziehen.
Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe für mehr Effizienz
Workflows abgebildet, es ist Zeit, sie zu optimieren. Zuerst, welche können automatisiert werden?
Manueller Kreditorenworkflow
Vom ursprünglichen Rechnungsdokument bis zur Zahlung kann jeder Schritt des manuellen Kreditorenworkflows automatisiert werden…
- Rechnungserfassung Daten von der Rechnung werden erfasst.
- Verifizierung Erfassten Daten werden ins ERP-System eingegeben und mit der Bestellung abgeglichen.
- Genehmigungen Rechnung durchläuft den Genehmigungsprozess.
- Zahlung Zahlung wird vom AP-Team (Kreditorenbuchhaltung) vorgenommen.
- Zahlung verbuchen Zahlung wird im Buchhaltungssystem erfasst.
- Berichterstattung Berichte werden erstellt.
Automatisierung des AP-Workflows
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse spart Zeit und Geld.
Warum Sie Ihre Workflows automatisieren sollten
Untersuchen Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen, die nachweislich Probleme aufweisen.
Wenn Prozesse automatisiert und die Abläufe standardisiert werden, werden Ihre Teams von manuellen Aufgaben befreit.
Workflow-Automatisierung mit Rossums intelligenter Dokumentenverarbeitungs-Lösung
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