Was ist Datenerfassung und wie nutzt man sie

Was ist Datenerfassung und wie nutzt man sie

Jeden Tag erzeugt unsere Welt das Äquivalent von 3,5 Quintillionen Bytes an Daten. Angesichts dieser Informationsflut wenden sich Unternehmen bewährten Lösungen zu, um diese entscheidenden Daten zu sammeln. Während das Scannen von ein oder zwei Seiten einfach erscheinen mag, liegt die wahre Komplexität in der Erfassung von Informationen aus großen Dokumentenmengen. Also, was ist Datenerfassung? Es ist der Schlüssel zu einer effizienten Verwaltung dieser Datenflut…

Daten können aus allem bestehen: Kundendaten, Fragebögen, Umfragen, Produktinformationen… Tatsächlich sind Daten zu einer echten Währung in der Geschäftswelt geworden. Wenn sie effektiv genutzt werden, spielen sie eine bedeutende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens.

Die Erfassung dieser wertvollen Daten muss schnell und genau erfolgen, damit Ihr Team sie sofort nutzen kann. Echtzeit-Kundendaten verlieren an Wert, sobald sie erfasst werden.

Mit den digitalen Fortschritten ist die automatisierte Datenerfassung effizienter und zugänglicher geworden, was Ihnen hilft, riesige Mengen an Echtzeitdaten zu sammeln. Diese Informationen ermöglichen es, entscheidende Daten zu gewinnen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

In diesem Artikel werden wir definieren, was Datenerfassung ist, die damit verbundenen Tools und Methoden erkunden und die Bedeutung der Automatisierung diskutieren.

Was ist Datenerfassung?

Datenerfassung ist der Prozess der Extraktion strukturierter und unstrukturierter Informationen aus Dokumenten – sei es auf Papier oder digital – und deren Umwandlung in ein maschinenlesbares Format. Diese Daten können dann effizienter verarbeitet, gespeichert und genutzt werden. Zu den Dokumententypen gehören Rechnungen, Quittungen, Umfragen, Bestellformulare, Zertifikate oder Analysen sowie Videos und Bilder.

Die gesammelten Daten ermöglichen es, Erkenntnisse über die Leistung Ihres Unternehmens zu gewinnen und Wege zur Verbesserung von der Produktentwicklung bis zur Kundenzufriedenheit aufzuzeigen.

In der Vergangenheit wurde die Datenerfassung manuell durchgeführt. Angesichts des enormen Datenvolumens, auf das Unternehmen Zugriff haben, ist die Automatisierung der einzige Weg, um die Oberhand zu behalten. Technologische Entwicklungen, insbesondere im Bereich der kognitiven Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), haben die Notwendigkeit zur Automatisierung der Datenerfassung erhöht.

Wie kann die Datenerfassung in Ihrem Unternehmen genutzt werden?

Lassen Sie uns erkunden, wie die Datenerfassung und die gewonnenen Daten in Ihrem Unternehmen von Nutzen sein können…

Verbesserung der Kundenerfahrung

Intelligente Datenerfassung liefert Einblicke in das Verhalten der Verbraucher, sodass Ihr Unternehmen besser auf deren Bedürfnisse eingehen kann. Die Analyse von Verbraucherdaten hilft Ihnen, die Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, die sie verlangen.

Personalisieren Sie Ihre Kampagnen

Verstehen Sie, wie Verbraucher mit Ihren Anzeigen, Marketingkampagnen und Produkteinführungen interagieren. Die Analyse von Verbraucherdaten – Demografie, Sprache, Standort, Geschlecht, Alter – gibt Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Kommunikation zu zielgerichteten und personalisierten Ansätzen zu machen.

Befreien Sie Ihr Team

Die Automatisierung der Datenerfassung und anderer Prozesse befreit Ihr Team, um sich auf innovativere und inspirierendere Aufgaben zu konzentrieren, Aufgaben, die nur Menschen effektiv erledigen können.

Wie sieht der Prozess der Datenerfassung aus?

Die Hauptschritte im Datenerfassungsprozess…

Beispiel: Ihr Kreditorenteam erhält eine Rechnung.

Dokument scannen

Das Scannen des Dokuments läutet den elektronischen Datenerfassungsprozess ein. Sie sollten als PDF, JPEG oder XML speichern.

Dokumente verarbeiten & erfassen

Das gescannte Dokument wird verarbeitet, wobei der Text erfasst und in ein maschinenlesbares Format umgewandelt wird.

Datenvalidierung

Es folgt die Datenvalidierung, bei der das Dokument auf vordefinierte Toleranzregeln überprüft wird.

Dokumentenklassifizierung

Die Dokumente werden dann automatisch sortiert und entsprechend vordefinierter Kriterien und Filter indiziert.

Datenextraktion & Lieferung

Spezifische Daten sowie Metadaten werden dann extrahiert und in ein angegebenes Laufwerk oder eine Datenbank hochgeladen, auf die alle Zugriff haben.

Vorteile der automatisierten Datenerfassung

Die automatische Datenerfassung bietet viele Vorteile, die die Produktivität und Effizienz steigern, Ihren Datenfluss optimieren und sicherstellen, dass kritische Daten genau erfasst werden.

Kosten senken

Manuelle Dateneingabe ist ineffizient und kostspielig, da die Genauigkeitsrate niedrig ist.

Datenpräzision

Die automatisierte Datenerfassung gewährleistet hohe Präzision durch strenge Validierung.

Erhöhte Sicherheit

Elektronische Datenerfassungssysteme erhöhen die Sichtbarkeit von Dokumenten und schränken den Zugang auf autorisierte Personen ein.

Branchen, die automatisierte Datenerfassung nutzen

Während die automatisierte Datenerfassung in den meisten Branchen eingesetzt wird, möchte ich mich auf fünf konzentrieren…

Finanzen

Tools zur automatisierten Datenerfassung helfen dabei…

Bankwesen

Personalwesen

Recht

Einzelhandel

Welche Werkzeuge und Methoden zur Datenerfassung gibt es?

Häufige Fragen zur Datenerfassung. Während das Wachstum der Informationstechnologie bedeutet, dass die meisten Daten jetzt digital sind, gibt es immer noch eine starke Abhängigkeit von manuell erstellten Daten.

Es gibt zwei Hauptmethoden zur Datenerfassung: manuell und automatisiert…

Manuelle Datenerfassung

Die manuelle Datenerfassung erfordert menschliches Eingreifen. Daten manuell über Tastaturen einzugeben, ist fehleranfällig.

Automatisierte Datenerfassung

Software für die elektronische Datenerfassung verwendet Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR) und die Robotic Process Automation (RPA).

Es gibt mehrere Methoden zur Datenerfassung, darunter…

Optische Zeichenerkennung – OCR

Die optische Zeichenerkennung ist eine Technik, die Texte aus PDFs, Bildern und gescannten Dokumenten digitalisiert und in maschinenlesbare Textdateien umwandelt.

Intelligente Zeichenerkennung – ICR

ICR kann Daten aus handschriftlichen Texten extrahieren und in ein digitales Format umwandeln.

Optische Markierungserkennung – OMR

Diese Methode ist schnell, präzise und einfach zu bedienen.

Barcode

Ein Barcode ist ein Bild aus parallelen schwarzen und weißen Linien, das beim Scannen Produkte identifiziert.

QR code

Diese Technologie wird für Websites, soziale Medien, und mehr verwendet.

Datenextraktion

Datenextraktion ist eine Methode zur Datenerfassung, bei der Bots und Crawler verwendet werden.

Spracherfassung

Die Spracherfassungstechnologie nutzt Spracherkennung, um Daten zu erfassen und zu verarbeiten.

Intelligente Dokumentenverarbeitung – IDP

Intelligente Dokumentenverarbeitung erfasst, extrahiert, verarbeitet und validiert Daten aus verschiedenen Dokumentenstilen.

Daten sind die neue Währung

“Daten sind eine wertvolle Sache und werden länger bestehen als die Systeme selbst.“ – Tim Berners-Lee

Laut McKinsey sind “datengetriebene Organisationen 23-mal wahrscheinlicher Kunden zu gewinnen und 19-mal wahrscheinlicher profitabel zu sein.“

FAQs zur Datenerfassung

Was ist Datenerfassung?
Datenerfassung ist der Prozess der Extraktion von Daten aus einem Formular oder Dokument.

Wofür wird die Datenerfassung verwendet?
Die Datenerfassung automatisiert den manuellen Dateneingabeprozess.

Was ist ein Beispiel für Datenerfassung?
Ein Beispiel für Datenerfassung ist, wenn Sie ein neues Bankkonto eröffnen.

Welche Methoden zur Datenerfassung gibt es?
Die besten Methoden sind: ICR, OCR, OMR, Barcodes, QR-Codes, digitale Formulare, IDP.